1. Ziel & Idee

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Das Event ist Teil des neuen WerDerRaum Programms, das darauf abzielt, die Location an schwächeren Tagen zu aktivieren, das Markenimage zu stärken und Heilbronn kulturell & kulinarisch zu bereichern.
Dieses erste Event soll gleichzeitig Startpunkt und Referenzprojekt sein.

Ziel:
Ein hochwertiges, authentisches Fine-Dining-Erlebnis im urbanen, modernen Ambiente des WerDerRaums – lokal, intim, besonders.

Vision:
Regionale Zutaten, kreative Menüs, ehrliche Küche, die Emotion und Qualität verbindet. Keine sterile Gastronomie, sondern Erlebnis mit Seele.

Zielgruppe:
30–45 Jahre, kulturinteressiert, Genussmenschen, Kreative, Szene-Heilbronn und Umkreis.

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2. Eventbeschreibung

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Eventtitel (Arbeitstitel): WERDER DINNER SERIES #1 – "A Taste of Home"
Datum: Anfang Dezember (z. B. 06./07.12., final nach Kalenderabgleich)
Zeit: 18:30 Uhr Einlass / 19:00 Uhr Start / ca. 23:00 Uhr Ende
Teilnehmer: 18–25 Gäste
Format: 4–5-Gänge-Menü mit optionaler Weinbegleitung
Atmosphäre: warm, minimalistisch, Kerzenlicht, Musik dezent (Soulme oder akustisch)
Dresscode: smart casual

Ablauf (Beispiel):

• 18:30 Empfang mit Drink

• 19:00 Dinnerbeginn

• 21:30 Dessert & Digestif

• 22:00 Social Hour / Musik

• 23:00 Ende

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3. Verantwortlichkeiten

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WERDER RAUM (Marco Weimar):

• Location & Grundausstattung (Mobiliar, Licht, Deko-Basis, Sound, Sanitär)

• Bereitstellung Ticketing & Abrechnung über Website

• Marketing (Social Media, Newsletter, Website, Fotos, ggf. Pressearbeit)

• Branding: Einbindung ins WerDerRaum-Programm („WERDER SEASON“)

• Ansprechpartner & Freigabeprozess

• Raummiete wird regulär als Fixkosten im Projekt kalkuliert

KEVIN (Partner):

• Menükonzept, Einkauf, Zubereitung, Personal & Service

• Gestaltung des Abendablaufs

• Auf- & Abbau, Koordination vor Ort

• Kalkulation der Kosten für Food, Personal, Material

• Umsetzung am Eventtag ohne Betreiberanwesenheit notwendig

• Transparente Kostendarstellung für gemeinsame Abrechnung

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4. Finanzielles Modell

Grundstruktur:

• Alle Einnahmen (z. B. Ticketverkäufe, Getränke etc.) laufen zentral über WerDerRaum.

• Alle direkten Kosten (Wareneinsatz, Personal, Technik, Deko, Reinigung, Raummiete) werden abgezogen.

• Vom verbleibenden Gewinn wird der Überschuss 70 % an den Partner / 30 % an WerDerRaum verteilt.

• Die Abrechnung erfolgt spätestens 10 Werktage nach Eventende.

Beispielrechnung:

• Umsatz: 2.000 €

• Kosten gesamt: 1.200 € (inkl. Miete, Wareneinsatz, Personal etc.)
  → Gewinn 800 €
  → 560 € an Kevin / 240 € an WerDerRaum

Ziel: faire, transparente, risikoarme Partnerschaft für beide Seiten.

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5. Ticketing & Kommunikation

Ticketverkauf:

• läuft über die WerDerRaum-Website (integriertes Buchungssystem)

• Max. 25 Tickets, Preis voraussichtlich 79–89 € pro Person (ohne/mit Weinbegleitung)

• Early-Bird oder Friends-Tickets optional (begrenztes Kontingent)

Marketing:

• Eventseite mit Text, Menü und Bildmaterial (von Kevin + Marco)

• Gemeinsame Kommunikation über Instagram:

  • Posts bei WerDerRaum + Kevin (beide taggen sich)

  • Story-Content & Behind-the-scenes geplant

• Newsletter an WerDerRaum-Kontakte

• Option auf Pressefeature („Kulinarischer Abend im WerDerRaum“)

Textbasis (Beispiel):

„Ein Abend für alle, die Essen lieben – ehrlich, handwerklich, nahbar. Gemeinsam mit Chef Kevin X präsentiert der WerDerRaum ein Fine Dining-Erlebnis mitten in Heilbronn. 5 Gänge, 1 Raum, 100 % Gefühl.“

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6. Operatives & Logistik

• Zugang & Schlüsselübergabe durch Marco vor dem Event

• Küche: Nutzung für Anrichten & Erwärmen, kein Kochen mit Starkstrom

• Lagerung: Kühlschrank & Nebenzimmer verfügbar

• Technik: vorhandene Soundanlage, Lichtsystem, Kerzenlicht möglich

• Reinigung: Partner übernimmt Grundreinigung, Betreiber stellt Endreinigung

• Aufbau: ab 15:00 Uhr

• Abbau: bis 00:00 Uhr (Raum besenrein übergeben)

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7. Rechtliches & Sicherheit

• Der Partner ist für Einhaltung von Hygiene, Jugendschutz & Sicherheit verantwortlich.

• Ausschank alkoholischer Getränke nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

• WerDerRaum haftet nur bei grober Fahrlässigkeit.

• Der Partner muss eine gültige Haftpflichtversicherung nachweisen.

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8. Nachbereitung & Zukunft

• Nach dem Event: Feedback, Fotoauswahl, Abrechnung

• Option: Wiederholung im Quartalsrhythmus (z. B. WerDer Dinner Series #2 – Frühling 2025)

• Fotos dürfen von beiden Seiten für Eigenwerbung verwendet werden

• Gemeinsame Pressearbeit & Recap auf Social Media

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9. Kommunikationsstruktur

• Gemeinsame WhatsApp-Gruppe zur Organisation

• Google-Drive-Ordner für Kalkulation, Fotos & Texte

• Entscheidungen: alles schriftlich per Mail oder WhatsApp bestätigt

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10. Nächste Schritte

1. Datum fixieren (Anfang Dezember, Vorschlag 6.12.)

2. Menü & Preisvorschlag Kevin

3. Text & Fotos für Eventseite

4. Freigabe Design + Ticketpreis

5. Launch der Ticketseite (Ziel: 2 Wochen Vorverkauf)

6. Vertrag unterzeichnen

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Fazit:
Die Struktur ist klar, das Modell fair.
Du gibst Marke, Plattform, Sichtbarkeit & Infrastruktur – Kevin bringt Inhalt & operative Umsetzung.
Das Ganze ist wirtschaftlich attraktiv, skalierbar und markenbildend für dich.